Akceptacja wniosków o urlopy krótsze niż 14 dni
Kodeks pracy stanowi, że przynajmniej jedna część urlopu wypoczynkowego powinna obejmować co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jednak w praktyce często pojawiają się wątpliwości, czy pracodawca może dowolnie akceptować wnioski urlopowe, które nie spełniają tego 14-dniowego minimum.
Jak planować urlop?
Na wniosek pracownika urlop wypoczynkowy może być podzielony na części, co jest powszechnie stosowaną praktyką. W przypadku takiego podziału, co najmniej jedna część urlopu powinna trwać minimum 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 k.p.).
Urlop wypoczynkowy udzielany jest na dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z jego rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzin odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu.
Ważne: 14-dniowy okres wypoczynku nie oznacza konieczności wykorzystania 14 dni urlopu. Liczba ta odnosi się do kolejnych dni kalendarzowych.
Przykład: Pracownik pracujący od poniedziałku do piątku bierze urlop od 10 do 25 sierpnia 2024 r. W tym czasie przypada 9 dni pracy, a zatem wykorzysta 9 dni urlopu. Urlop ten obejmuje jednak ponad 14 dni kalendarzowych. Nawet jeśli wniosek dotyczyłby okresu od 12 sierpnia (poniedziałek) do 23 sierpnia (piątek), to przy obliczaniu „14-dniowego wypoczynku” należy uwzględnić również wolne dni weekendowe przed i po tych datach. Przepisy art. 162 k.p. odnoszą się do wypoczynku, a nie do samego urlopu wypoczynkowego. Dni wolne w tym kontekście obejmują również święta i weekendy bezpośrednio poprzedzające lub następujące po dniach urlopu.
Skutki nieprzestrzegania 14-dniowego wypoczynku
W literaturze prawa pracy powszechnie uznaje się, że nadmierne rozdrobnienie urlopu, czyli niezachowanie 14-dniowego okresu wypoczynku określonego w art. 162 k.p., nie stanowi wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Taki pogląd potwierdził Główny Inspektor Pracy. W stanowisku z 30 lipca 2021 r. Departament Prawny GIP stwierdził, że wykroczeniem jest jedynie nieudzielenie pracownikowi przysługującego mu urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżenie jego wymiaru. Nadmierne rozdrobnienie urlopu na wniosek pracownika nie jest zatem wykroczeniem – brak udzielenia pracownikowi w danym roku kalendarzowym przynajmniej jednej części urlopu obejmującej co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych nie stanowi naruszenia jego praw.
Wnioski pracowników o krótszy urlop
Przepisy art. 162 k.p. mają na celu zapewnienie pełnej regeneracji sił pracownika, co najlepiej osiągnąć poprzez dłuższy urlop. Jest to jednak kwestia indywidualna, a w praktyce wielu pracowników preferuje krótsze urlopy, aby móc częściej odpoczywać w ciągu roku. Pracodawca, który udziela urlopów i ustala plan urlopów, powinien dążyć do realizacji zasady wyrażonej w art. 162 k.p. Przy akceptacji wniosków urlopowych należy analizować, czy nie prowadzą one do naruszenia tej zasady, a w razie takiego zagrożenia, pracownik powinien być poinformowany o konieczności zapewnienia 14-dniowego wypoczynku.
Treść art. 162 k.p. nie nakłada bezwzględnego obowiązku udzielania urlopów w taki sposób, aby przynajmniej jedna część „wolnego” trwała 14 dni z rzędu. Należy to raczej traktować jako zalecenie ustawodawcy, do którego powinni dążyć zarówno pracodawca, jak i pracownik, i którego nie należy ignorować.
Ważne: Akceptacja wniosków o urlop, które nie spełniają warunku 14-dniowego wypoczynku, jest dopuszczalna w indywidualnych przypadkach, gdy pracownik, będąc świadomym tej zasady, podtrzymuje swoją prośbę, uzasadniając, że takie wykorzystanie urlopu leży w jego interesie.
Pracodawca powinien pamiętać, że pomimo braku wykroczenia, niewypełnienie założeń art. 162 k.p. może być uznane przez Państwową Inspekcję Pracy za nieprawidłowość i skutkować zaleceniami usunięcia naruszeń.
Podstawa prawna:
- art. 162, 163 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r., poz. 1465)
