Okazjonalne upominki przekazywane pracownikom nie zawsze muszą być traktowane jako przychód podlegający opodatkowaniu. Kluczowe znaczenie mają: intencja przekazania, okoliczności oraz forma wręczenia prezentu. Zarówno przepisy ustawy o PIT, jak i orzecznictwo sądowe precyzują, kiedy taki gest nie rodzi obowiązków podatkowych po stronie pracodawcy.

Wyjaśnia Katarzyna Niedziółka, ekspertka w Zespole ds. PIT w KPMG w Polsce.

1. Zasady ogólne – przychód pracownika

Zgodnie z zasadą powszechności opodatkowania (art. 9 ust. 1 ustawy o PIT), opodatkowaniu podlegają wszystkie dochody, z wyjątkiem tych wyłączonych lub zwolnionych ustawowo.

Definicja przychodu (art. 11 ust. 1 ustawy o PIT)

Przychód obejmuje:

• pieniądze i wartości pieniężne,

• świadczenia w naturze oraz nieodpłatne świadczenia,

• z wyłączeniem tych, które są zwolnione lub wyłączone z opodatkowania.

Przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT)

Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkie wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze, w tym m.in.:

• wynagrodzenia, dodatki, premie,

• świadczenia nieodpłatne lub częściowo odpłatne,

• świadczenia ponoszone za pracownika,

• inne korzyści związane z zatrudnieniem, nawet jeśli nie wynikają bezpośrednio z umowy o pracę.

Formuła przepisu ma charakter otwarty – potencjalnie każde świadczenie od pracodawcy, w tym prezent, może być uznane za przychód pracownika, jeśli związane jest z wykonywaną pracą i stanowi realne przysporzenie majątkowe.

2. Wyjątki – upominki jako darowizna

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, podatkowi dochodowemu nie podlegają przychody objęte ustawą o podatku od spadków i darowizn.

Kiedy upominek jest darowizną?

Aby prezent nie został uznany za przychód ze stosunku pracy, musi spełniać poniższe kryteria darowizny:

• Brak zobowiązania umownego – prezent nie wynika z umowy o pracę, regulaminu czy polityki wynagradzania.
• Brak związku z efektywnością pracy – upominek nie zależy od wyników, ocen czy frekwencji.
• Charakter okazjonalny – wręczany z wyjątkowych okazji (urodziny, ślub, jubileusz), nie cyklicznie.
• Brak roszczenia po stronie pracownika – pracownik nie może domagać się prezentu.
• Dobrowolność – gest wynika z inicjatywy otoczenia, a nie obowiązku pracodawcy.
• Brak ujęcia w systemie wynagrodzeń – prezent nie figuruje w strukturze płac.
• Finansowanie ze środków własnych pracodawcy – nie pochodzi z ZFŚS ani z funduszu wynagrodzeń.
• Cel emocjonalny, nie ekonomiczny – ma charakter symboliczny, towarzyski.

3. Orzecznictwo

W wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. K 7/13) podkreślono, że:

„Nie każde świadczenie przekazywane pracownikowi przez pracodawcę stanowi przychód (…). Kryterium stanowi obiektywna ocena, czy świadczenie przynosi realne przysporzenie majątkowe.”

Trybunał wskazał, że np. zegarek wręczony z okazji jubileuszu może być uznany za darowiznę, a nie za przychód ze stosunku pracy.

To podejście znalazło potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 6 czerwca 2025 r., sygn. 0114-KDIP3-1.4011.373.2025.1.AK.

4. Skutki podatkowe – dwa scenariusze

A. Prezent stanowi przychód ze stosunku pracy

Jeżeli:

• prezent jest elementem systemu wynagradzania,

• przekazywany jest cyklicznie,

• zależy od wyników pracy lub związany jest z zatrudnieniem,

to stanowi przychód pracownika i podlega opodatkowaniu. W takim przypadku:

• pracodawca działa jako płatnik podatku,

• musi obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na PIT.

B. Prezent nie stanowi przychodu ze stosunku pracy

Jeśli prezent:

• ma charakter okazjonalny i symboliczny,

• nie jest powiązany z pracą ani systemem płac,

• spełnia warunki darowizny,

to nie stanowi przychodu w rozumieniu ustawy o PIT. Pracodawca nie pełni roli płatnika, a świadczenie pozostaje poza zakresem opodatkowania.

Uwaga: Jeżeli jednak wartość darowizny przekroczy limity wskazane w ustawie o podatku od spadków i darowizn, obowiązek podatkowy może powstać po stronie pracownika.

Dodatkowo: pracodawca nie może zaliczyć takiej darowizny do kosztów uzyskania przychodu (art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o CIT).

5. Wnioski i rekomendacje

Każda sytuacja powinna być analizowana indywidualnie. Nawet drobny upominek może wywołać skutki podatkowe, jeśli nie spełnia przesłanek darowizny.

Zalecane działania pracodawcy:

• Dokładnie kwalifikować świadczenia na gruncie przepisów PIT i ustawy o darowiznach,

• Prowadzić odpowiednią dokumentację i ewidencję przekazanych prezentów,

• Rozważyć złożenie wniosku o interpretację indywidualną, aby zabezpieczyć się przed ryzykiem podatkowym.

Podsumowanie:
Dobrze zaplanowany gest może nie tylko wspierać kulturę organizacyjną, ale również zapewnić bezpieczeństwo podatkowe. Pomoc doświadczonego doradcy podatkowego pozwala rozgraniczyć świadczenia motywacyjne od tych, które mają wyłącznie charakter okolicznościowy i nie wymagają opodatkowania.