Kierownik jednostki zobowiązany jest do złożenia następujących dokumentów w odpowiednim rejestrze sądowym w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego:

• roczne sprawozdanie finansowe,
• sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono biegłemu rewidentowi,
• odpis uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego roczne sprawozdanie finansowe oraz decyzję o podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności (jeśli wymagane),
• sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej (jeśli wymagane).

Forma sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe musi być złożone w formie elektronicznej i spełniać następujące wymagania:

• być przygotowane w określonej strukturze i formacie pliku (xml),
• być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub za pomocą profilu zaufanego.

Dokumenty dołączane elektronicznie

Do zgłoszenia należy dołączyć elektroniczne wersje dokumentów w formacie nieustrukturyzowanym:

• sprawozdanie z działalności,
• sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,
• sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta,
• sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej,
• sprawozdanie z działalności jednostki dominującej,
• skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.

Dokumenty dołączane bez formy elektronicznej

Nie jest wymagane przygotowanie elektronicznej wersji dokumentów (można dołączyć skany):

• uchwały lub postanowienia zatwierdzające roczne sprawozdanie finansowe lub skonsolidowane sprawozdanie finansowe,
• uchwały dotyczące podziału zysku lub pokrycia straty.

Procedura składania sprawozdań finansowych

Roczne sprawozdanie finansowe należy złożyć w rejestrze sądowym w terminie 15 dni od dnia jego zatwierdzenia. Zatwierdzenie powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od końca roku obrotowego (do 30 czerwca dla roku kalendarzowego), a następnie dokumenty należy złożyć w KRS do 15 lipca tego samego roku.

Uwaga

Jeśli sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone w terminie, należy je złożyć nie później niż 15 dni od upływu 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego. Następnie, po zatwierdzeniu, należy je złożyć ponownie, wraz z odpowiednimi dokumentami potwierdzającymi zatwierdzenie.

Podstawa prawna

Zasady składania dokumentów finansowych do KRS określają przepisy m.in.:

• art. 69 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2023 r., poz. 120),
• art. 8a, 19e, 40 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (tekst jednolity Dz. U. z 2023 r., poz. 685).