Obowiązkowy KSeF dla dużych podatników od lutego 2026 roku, dla pozostałych od kwietnia

Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży w 2025 roku przekroczyła 200 mln zł, natomiast od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Do końca 2026 r. podatnicy będą mogli korzystać z trybu „offline” na zasadzie dobrowolności. Projekt wprowadza także możliwość wystawiania e-faktur z załącznikami, a także e-faktur dla konsumentów – niezależnie od branży.

• Obowiązkowy KSeF a pakiet VAT in Digital Age (VIDA)

Janina Fornalik, doradca podatkowy z MDDP, zwraca uwagę na wątpliwości związane z różnicami między polskim schematem e-fakturowania a unijnym formatem VIDA, który ma obowiązywać w całej UE od 2030 r. VIDA zakłada konieczność stosowania jednolitego formatu e-faktur w obrocie transgranicznym, a od 2035 r. również w obrocie krajowym. Krajowy schemat KSeF jest bardziej rozbudowany, co może oznaczać, że przedsiębiorcy, wdrażając KSeF, będą musieli później dostosować swoje rozwiązania do unijnego standardu. MF dotąd nie odniosło się do tego, czy będzie możliwe skonwertowanie formatu xml KSeF na format unijny.

• Możliwość korzystania z trybu offline do końca 2026 roku

Ministerstwo Finansów planuje, aby do końca 2026 r. podatnicy mogli korzystać z trybu „offline” – rozwiązanie to ma poprawić bezpieczeństwo obrotu, zwłaszcza gdy podatnik napotka trudności z przesyłaniem e-faktur do KSeF. Faktury wystawione offline będą musiały być dostarczone do KSeF następnego dnia roboczego, co MF zdecydowało się utrzymać mimo postulatów o wydłużenie tego terminu.

• Dodatkowe ułatwienia: okres przejściowy dla mikroprzedsiębiorców i faktury na kasach fiskalnych

Projekt zakłada sześciomiesięczny okres przejściowy dla mikroprzedsiębiorców, którzy będą zwolnieni z obowiązku wystawiania e-faktur do końca września 2026 r., jeśli wartość ich transakcji będzie niska. Podatnicy będą mogli wystawiać faktury na kasach fiskalnych do końca lipca 2026 r., co umożliwi im dłuższy okres dostosowawczy.

• E-faktury dla konsumentów i możliwość dodawania załączników

Projekt wprowadza możliwość dobrowolnego wystawiania e-faktur dla konsumentów, co ma wspierać proces cyfryzacji fakturowania i umożliwiać e-fakturowanie firmom świadczącym usługi masowe. Dodatkowo nowy schemat e-faktury obejmuje możliwość dołączania załączników do faktur przez wszystkie podmioty. W szczególności dostawcy mediów (energii, gazu itp.) będą mogli zamieszczać w załącznikach szczegóły dotyczące zużycia, co odpowiada na ich potrzeby zgłaszane podczas konsultacji społecznych.

• Ułatwienia dla samorządów: oznaczenie faktur dla jednostek podległych

Projekt ustawy wprowadza ułatwienia dla jednostek samorządu terytorialnego, przewidując obowiązek podania na fakturach numeru NIP jednostek podległych JST. Funkcjonalność ta ma pomóc JST w przyporządkowaniu faktur do konkretnych transakcji, np. zamówień składanych przez szkoły lub inne jednostki budżetowe.