Od 1 lutego 2026 r. zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF). W ramach systemu przewidziano kilka trybów działania – online, offline24, offline oraz tryb związany z awarią całkowitą. Każdy z nich stosuje się w określonych sytuacjach przewidzianych przepisami.

Podatnicy powinni znać zasady korzystania z poszczególnych trybów, aby prawidłowo dokumentować sprzedaż i uniknąć nieprawidłowości.

Tryb online – rozwiązanie podstawowe

• Obowiązuje co do zasady wszystkich podatników.

• Polega na natychmiastowym przesłaniu faktury do KSeF i uzyskaniu jej numeru identyfikacyjnego w czasie rzeczywistym.

• To standardowy i domyślny tryb korzystania z systemu.

Tryb offline24 – problemy techniczne po stronie podatnika

Stosowany w razie braku internetu lub niemożności przesłania faktury w czasie rzeczywistym.

Podatnik ma obowiązek:

• wystawić fakturę w aktualnej strukturze logicznej,

• zapisać ją w formie elektronicznej,

• przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

Ważne zasady:

• Jeśli między wystawieniem a przesłaniem ogłoszona zostanie awaria KSeF – termin wysyłki wydłuża się do 7 dni roboczych.

• Daty faktury:

  • wystawienia – zgodnie z polem P_1,

  • otrzymania – nadanie numeru w KSeF lub faktyczne doręczenie nabywcy bez NIP.

• Faktury przekazywane poza systemem muszą mieć dwa kody QR:

  • jeden dający dostęp do dokumentu w KSeF,

  • drugi potwierdzający tożsamość wystawcy.

• Faktury korygujące można wystawiać w tym trybie, ale dopiero po przesłaniu faktury pierwotnej.

Tryb offline – problemy po stronie systemu

Ten tryb różni się od offline24 tym, że dotyczy czasowego wyłączenia KSeF przez administrację, a nie problemów podatnika.

• Faktura wystawiana jest w strukturze logicznej,

• przesyłana dopiero po przywróceniu systemu – najpóźniej w następnym dniu roboczym.

Ważne zasady:

• W przypadku awarii termin wysyłki wydłuża się do 7 dni, a przy awarii całkowitej – przesyłka w ogóle nie jest wymagana.

• Daty wystawienia i otrzymania faktury ustala się tak samo jak w trybie offline24.

• Obowiązuje wymóg zamieszczenia dwóch kodów QR.

Awaria całkowita – odejście od KSeF

W sytuacjach nadzwyczajnych, gdy ogłoszona zostanie awaria KSeF:

• Podatnicy wystawiają faktury papierowe lub elektroniczne, ale bez obowiązku stosowania wzoru ustrukturyzowanego.

• Dokumenty takie nie muszą być przesyłane do KSeF po ustaniu awarii – pozostają poza systemem.

• Faktury należy przekazać nabywcy innymi kanałami: osobiście, pocztą, e-mailem.

• Daty faktury:

  • wystawienia – data wskazana przez podatnika,

  • otrzymania – faktyczne doręczenie nabywcy.

• Wystawiane w tym trybie faktury nie zawierają kodów QR.

Awaria całkowita oznacza więc pełne odejście od procedur KSeF, gwarantując podatnikom możliwość dokumentowania sprzedaży w każdej sytuacji.

Podstawa prawna

• art. 1 ustawy z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r., poz. 1598), dodający od 1 lutego 2026 r. przepisy art. 106nf–106nh.