Podróż służbowa przedsiębiorcy – jak rozliczyć?

Przedsiębiorca odbywający podróże służbowe związane z prowadzoną działalnością gospodarczą może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na ten cel, pod warunkiem że mieszczą się one w definicji kosztów uzyskania przychodów. Koszty uzyskania przychodów to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, które nie są wyłączone ustawowo z kosztów.

Wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy w czasie podróży służbowej

Nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) w następujący sposób:

• Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
  • mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
  • od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin – przysługuje pełna dieta.
• Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje pełna dieta, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
  • do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
  • ponad 8 godzin – przysługuje pełna dieta.

Ważne: Dieta w czasie podróży krajowej wynosi 45 zł za dobę i jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.

Przykład: Przedsiębiorca odbył wyjazd służbowy w dniu 06.05.2024 r. w celu realizacji projektu na terenie innego województwa, wyjechał o godz. 7.30, wrócił o godz. 18.15. Wyjazd służbowy trwał 10 godzin i 45 minut. Przedsiębiorca poniósł wydatki na wyżywienie udokumentowane fakturą w wysokości 115,00 zł. Do kosztów uzyskania przychodów będzie mógł zaliczyć 22,50 zł (50% diety za podróż trwającą od 8 do 12 godzin).

Diety w podróży zagranicznej

Dieta w czasie podróży zagranicznej pokrywa koszty wyżywienia i inne drobne wydatki. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Należność z tytułu diet w podróży zagranicznej oblicza się w następujący sposób:

• Za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje pełna dieta,
• Za niepełną dobę podróży zagranicznej:
  • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
  • od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin – przysługuje pełna dieta.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest ściśle określona w przepisach.

Przykład: Dla przedsiębiorcy realizującego wyjazd służbowy do Niemiec dieta wynosi 49 EUR, do Czech – 41 EUR, a do Turcji – 53 USD.

Diety są zaliczane do kosztów w formie ryczałtu. Podstawą ich rozliczenia jest dowód wewnętrzny, który powinien zawierać co najmniej: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Środki transportu wykorzystywane w podróży służbowej a koszty uzyskania przychodu

• Publiczny środek transportu: Kosztem uzyskania przychodów jest cena biletu za przejazd.
• Samochód osobowy firmy: Jeśli jest środkiem trwałym firmy lub wykorzystywany w ramach umowy leasingu/najmu, przysługuje odliczenie w wysokości 75% kosztu użytkowania (100% odliczenia, jeśli samochód służy wyłącznie działalności gospodarczej, a przedsiębiorca prowadzi odpowiednią ewidencję).
• Prywatny samochód osobowy: Przedsiębiorca może odliczyć 20% wydatków na użytkowanie bez konieczności prowadzenia ewidencji.
• Środki komunikacji miejscowej: Koszty rozlicza się w wysokości stwierdzonej biletem za przejazd albo innym dokumentem.

Noclegi w czasie wyjazdu służbowego

Wydatki na nocleg przedsiębiorca rozliczy na podstawie faktury lub rachunku. Przedsiębiorców nie obowiązują limity dotyczące pracowników.

Odliczenie VAT od wydatków związanych z wyjazdem służbowym

Przedsiębiorca rozlicza VAT na zasadach ogólnych, z zachowaniem przepisów.

• Noclegi: VAT nie jest odliczany, ale wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
• Samochód osobowy: Odliczenie 100% VAT pod warunkiem używania wyłącznie do działalności gospodarczej, złożenia formularza VAT-26 i prowadzenia ewidencji przebiegu dla celów VAT. W przypadku używania do celów mieszanych, odlicza się 50% VAT.

Przeliczenie kosztów w walucie obcej

Dokumenty potwierdzające wydatki w innej walucie należy przeliczyć na złote według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur. Diety przelicza się według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego.

Ważne: Przedsiębiorca powinien posiadać dowody potwierdzające racjonalność wydatków i związek podróży z działalnością, takie jak zamówienia, faktury, oferty kontrahentów.

Uwaga: Przedsiębiorca nie rozliczy kosztów podróży służbowej, jeśli wybrał opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej.

Podstawa prawna:

• art. 11a, 22 ust. 1, 23 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r., poz. 226)
• art. 86, 86a, 106e ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r., poz. 361)
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r., poz. 2190)
• par. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r., poz. 1979)

Materiał opracowano na podstawie Tax Alert wydawnictwa Wolters Kluwer