KSeF wraca na agendę – zmiany już przesądzone?

Ministerstwo Finansów opublikowało zaktualizowany projekt ustawy zmieniającej ustawę o VAT oraz inne akty prawne, wprowadzający obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W nowej wersji uwzględniono postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców, szczególnie w zakresie praktycznego funkcjonowania systemu.

To, co pozostaje bez zmian, to dwuetapowe wdrożenie obowiązkowego KSeF oraz fakt, że nowe przepisy mają zacząć obowiązywać już za niespełna rok. Na co warto zwrócić szczególną uwagę?

Harmonogram wdrożenia KSeF

Terminy wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF zasadniczo pozostają bez zmian:

• Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (łącznie z VAT) w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.
   Uwaga: nowy projekt odnosi się do konkretnego roku (2024), podczas gdy wcześniej mówiono o roku poprzedzającym wejście przepisów w życie.

• Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców.

Ulgi dla „cyfrowo wykluczonych”

Nowy projekt wydłuża okres przejściowy dla mikroprzedsiębiorców, którzy nie korzystają z cyfrowych narzędzi. Do końca 2026 r. będą oni mogli nadal wystawiać faktury w dotychczasowej formie, jeśli spełnią jednocześnie dwa warunki:

• każda faktura nie przekracza wartości 450 zł,

• łączna wartość sprzedaży (z VAT) nie przekracza 10 000 zł miesięcznie.

Kary – od 2027 r., nie wcześniej

Nowelizacja przesuwa także termin stosowania sankcji za nieprzestrzeganie przepisów związanych z KSeF:

• Od 1 stycznia 2027 r. organy podatkowe będą mogły nakładać kary za:

  • niewystawianie faktur w KSeF, mimo obowiązku,

  • wystawianie faktur niezgodnie z udostępnionym wzorem w trybie offline,

  • nieprzesłanie faktur do KSeF w odpowiednim terminie w czasie awarii systemu.

Pozostałe kluczowe zmiany

Projekt zawiera także szereg ułatwień i doprecyzowań:

• Bezterminowe korzystanie z trybu offline24 – niezależnie od wystąpienia awarii,

• Możliwość wystawiania faktur z kas fiskalnych (w tym uproszczonych) do końca 2026 r. (wcześniej: 31 lipca 2026 r.),

• Brak obowiązku wystawiania faktur VAT RR w KSeF – możliwość ta zostanie udostępniona od 1 kwietnia 2026 r.,

• Udostępnienie nowej wersji API KSeF 2.0 – testy ruszą 30 września 2025 r., pierwsze informacje pojawią się już w czerwcu 2025 r.,

• Nowa bezpłatna aplikacja mobilna KSeF – umożliwi m.in. wystawianie, przeglądanie i udostępnianie faktur po uwierzytelnieniu przez profil zaufany.

Wyższy limit zwolnienia z VAT

Ważna informacja dla drobnych przedsiębiorców:

Od 1 stycznia 2026 r. limit zwolnienia z VAT wzrośnie z 200 000 zł do 240 000 zł.

Podsumowanie

Choć projekt ustawy (z 11 kwietnia 2025 r.) trafił jeszcze do konsultacji, jego obecna wersja wydaje się finalna, zwłaszcza że uwzględnia zgłoszone przez przedsiębiorców uwagi. Czasu na przygotowania jest coraz mniej – warto monitorować komunikaty Ministerstwa Finansów i jak najwcześniej rozpocząć testowanie systemu. Dzięki temu przejście na KSeF może przebiec sprawnie i bez większych problemów.