W okresie długich weekendów pracownicy często masowo składają wnioski o urlop wypoczynkowy. Co do zasady, ostateczną decyzję o udzieleniu urlopu podejmuje pracodawca, choć w niektórych przypadkach jest on związany wnioskiem pracownika.

Długi weekend to czas wyzwań organizacyjnych – część firm i instytucji zawiesza działalność, jednak wiele zakładów pracy funkcjonuje normalnie w dniach między świętami. W praktyce nie zawsze możliwe jest udzielenie urlopu wszystkim zainteresowanym.

Plan urlopów lub indywidualne uzgodnienia

Urlopy wypoczynkowe są udzielane w terminach wynikających z planu urlopów, jeżeli taki dokument funkcjonuje w zakładzie pracy. Plan urlopów oznacza wcześniejsze, zbiorcze ustalenie terminów urlopów w danym okresie.

W przypadku braku planu urlopów, terminy wypoczynku ustalane są indywidualnie w porozumieniu pracodawcy z pracownikiem. Jeżeli uzgodnienie nie jest możliwe, ostateczny termin urlopu wyznacza pracodawca, uwzględniając zarówno potrzeby pracowników, jak i konieczność zapewnienia ciągłości pracy.

Ważne! Zarówno przy istnieniu planu urlopów, jak i jego braku, decyzja dotycząca terminu udzielenia urlopu należy w głównej mierze do pracodawcy.

Kiedy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika?

Przepisy przewidują dwa wyjątki, kiedy urlop udzielany jest obowiązkowo w terminie wskazanym przez pracownika:

• Po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub ojcowskiego – jeżeli pracownica, pracownik lub inny uprawniony członek rodziny składa wniosek o wykorzystanie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończeniu jednego z wymienionych urlopów (art. 163 § 3 Kodeksu pracy).

• Urlop na żądanie – w wymiarze do 4 dni w roku kalendarzowym (art. 167² Kodeksu pracy).

Wniosek rodzica po urlopie związanym z rodzicielstwem

Jeżeli wniosek o urlop wypoczynkowy następuje bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub ojcowskiego, pracodawca nie może odmówić jego udzielenia.

Przykład:
Pracownica zakończyła urlop rodzicielski 2 kwietnia. Złożyła wniosek o urlop opiekuńczy na dziecko na 30 kwietnia, a następnie o urlop wypoczynkowy od 1 do 5 maja. W tej sytuacji nie można uznać, że wypoczynkowy urlop zaczyna się bezpośrednio po rodzicielskim, co oznacza, że pracodawca może odmówić udzielenia urlopu.

Wniosek:
Regulacje dotyczące uprawnień rodzicielskich nie umożliwiają masowego „wymuszania” urlopów podczas długich weekendów.

Urlop na żądanie – kiedy możliwa odmowa?

Pracownik może wnioskować o udzielenie urlopu na żądanie w terminie przez siebie wskazanym, ale tylko w ramach dostępnego limitu 4 dni rocznie oraz niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Przykład:
Pracownik zatrudniony od kwietnia na 3 miesiące, z uprawnieniem do 5 dni urlopu proporcjonalnego (20 × 3/12), wykorzystał już 36 godzin (z 40 przysługujących). Składa wniosek o urlop na żądanie na 2 maja, kiedy powinien pracować 12 godzin. Z uwagi na pozostały limit tylko 4 godzin, pracodawca może udzielić urlopu na niepełny dzień, a pozostałe 8 godzin pracownik musi przepracować.

Ważne!
Obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest absolutny. Pracodawca może odmówić w sytuacji, gdy wyjątkowe okoliczności uzasadniają konieczność obecności pracownika w pracy.

Potwierdzają to m.in. wyroki Sądu Najwyższego:

• z 1 września 2012 r. (sygn. akt III PK 17/12),

• z 28 października 2009 r. (sygn. akt II PK 123/09).

Przykład:
W ochronie obiektu zatrudnionych jest 5 osób. Na 2 maja:

• jedna korzysta z wcześniej zaplanowanego urlopu,

• dwie są nieobecne z powodu choroby,

• pozostałe dwie składają wnioski o urlop na żądanie.

W tej sytuacji udzielenie urlopu na żądanie mogłoby sparaliżować funkcjonowanie firmy, dlatego pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopów.

Podstawa prawna:

• art. 163, art. 167² ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 277)