Krajowy System e-Faktur – aktualne terminy i planowane zmiany w 2025 r. oraz kolejnych latach

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie umożliwiające wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Dokumenty mogą być przesyłane za pomocą komercyjnych programów lub bezpłatnych narzędzi oferowanych przez Ministerstwo Finansów. Choć pierwotnie KSeF miał obowiązywać od 2022 r., w pierwszej fazie jako opcjonalne narzędzie, a następnie jako obowiązkowy system dla podatników VAT, wdrożenie było kilkukrotnie opóźniane z powodu problemów technicznych i organizacyjnych.

Jakie są aktualne plany dotyczące KSeF oraz jakie terminy obowiązują w zakresie wprowadzenia nowych regulacji? Poniżej szczegóły.

Planowane zmiany w KSeF

Resort finansów przewiduje następujące kluczowe zmiany związane z funkcjonowaniem Krajowego Systemu e-Faktur:

• Wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur:
  • Od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży brutto w 2025 r. przekroczyła 200 mln zł.
  • Od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

• Utrzymanie możliwości wystawiania faktur na kasach rejestrujących do 31 lipca 2026 r..

• Odroczenie wymogu podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (w tym w mechanizmie podzielonej płatności) do 31 lipca 2026 r..

• Tryb offline:
  • Do końca 2026 r. będzie można korzystać z trybu offline dobrowolnie.
  • Po 2026 r. tryb offline będzie dostępny wyłącznie w przypadku awarii systemu lub czasowej niedostępności KSeF u podatnika.

• Okres przejściowy dla mikroprzedsiębiorców:
  • Od kwietnia do końca września 2026 r. przedsiębiorcy realizujący niewielkie transakcje (do 450 zł za fakturę i 10 tys. zł miesięcznej wartości sprzedaży) nie będą zobowiązani do wystawiania e-faktur.

• Dobrowolne wystawianie e-faktur dla konsumentów.

• Nowa funkcjonalność przesyłania załączników do faktur:
  • Załączniki będą integralną częścią e-faktury i dostępne po wcześniejszym zgłoszeniu przez użytkownika.

• Certyfikaty QR:
  • Od 1 listopada 2025 r. podatnicy będą mogli generować certyfikaty umożliwiające wystawianie faktur w okresach awarii lub czasowego wyłączenia z systemu KSeF.

• Obowiązek podawania na fakturze numeru NIP jednostki podległej JST:
  • Zmiana ta zapewni dostęp jednostkom samorządu terytorialnego do faktur w systemie.

Przygotowania do nowych obowiązków

Ministerstwo Finansów podkreśla, że wprowadzenie zmian ma na celu:

• Ułatwienie przedsiębiorcom przygotowania się do wdrożenia KSeF.
• Minimalizację kosztów związanych z dostosowaniem systemów księgowych.
• Zapewnienie płynnego przejścia na nowe rozwiązania.

Choć rok 2025 nie wprowadzi rewolucyjnych zmian w obszarze wystawiania e-faktur, to będzie kluczowym okresem na przygotowanie się do nowych obowiązków. Warto już teraz zapoznać się z dostępnymi narzędziami i możliwościami, aby wdrożenie systemu przebiegło sprawnie, bez negatywnego wpływu na działalność przedsiębiorstwa.

Wczesne przygotowania mogą znacząco ułatwić adaptację do nadchodzących regulacji.