Od 1 stycznia 2025 r. wchodzą w życie przepisy ustawy o CIT, które nakładają na podatników nowe obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych. W ramach tych zmian, podatnicy prowadzący księgi rachunkowe (z wyjątkiem ustawowych zwolnień) będą zobowiązani prowadzić je za pomocą programów komputerowych oraz przesyłać w formie elektronicznej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Pierwsze przesyłanie ksiąg będzie dotyczyć roku podatkowego (lub obrotowego w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi) rozpoczynającego się po dniu:

• 31 grudnia 2024 r. – dla podatkowych grup kapitałowych oraz podatników, których przychód w poprzednim roku podatkowym lub obrotowym przekroczył równowartość 50 mln euro,
• 31 grudnia 2025 r. – dla podatników i spółek niebędących osobami prawnymi, które są zobowiązane do przesyłania ewidencji JPK_VAT,
• 31 grudnia 2026 r. – dla pozostałych podatników i spółek niebędących osobami prawnymi.

Wymogi techniczne i dodatkowe dane

Księgi rachunkowe będą musiały być przekazywane w formie plików elektronicznych zgodnych z określoną strukturą logiczną. Ministerstwo Finansów udostępniło broszury informacyjne do struktur JPK_KR_PD i JPK_ST_KR, które szczegółowo opisują wymogi dotyczące ksiąg rachunkowych, ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych. Broszury te można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów.

Podatnicy będą musieli dostosować swoje systemy finansowo-księgowe do generowania ksiąg według nowych wymogów od 1 stycznia 2025 r. Pierwsze pliki będą musiały zostać przesłane do marca 2026 r., do czasu złożenia zeznania podatkowego za rok 2025.

Nowe obowiązkowe dane w księgach

Do ksiąg rachunkowych należy dodać nowe informacje, w tym:

• numer identyfikacji podatkowej kontrahenta, o ile został nadany,
• numer identyfikujący fakturę w KSeF (Krajowy System e-Faktur) w przypadku faktur wystawionych przez podatnika.

Dodatkowo, nowe przepisy wymagają przypisania znaczników identyfikujących konta ksiąg zgodnie ze słownikiem określonym dla różnych jednostek, m.in. banków, zakładów ubezpieczeń, funduszy inwestycyjnych i domów maklerskich.

Dodatkowe dane dla środków trwałych

W księgach należy wykazywać dane potwierdzające nabycie, wytworzenie lub wykreślenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, takie jak numer faktury, numer dowodu księgowego, data nabycia czy numer inwentarzowy.

Różnice między wynikiem finansowym a podatkowym

W księgach należy także wykazywać różnice pomiędzy wynikiem finansowym a podstawą opodatkowania. Obejmuje to informacje dotyczące m.in. przychodów zwolnionych z opodatkowania, przychodów i kosztów nieuznawanych za podatkowe.

Uwaga dla podatników

Księgi za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2024 r., ale przed 1 stycznia 2026 r., mogą nie wymagać pełnego uzupełnienia o dodatkowe dane dotyczące NIP, numeru faktur w KSeF czy różnic w wynikach finansowych i podatkowych.

Podstawa prawna:

• Art. 13 ustawy z 26 maja 2023 r. o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r., poz. 1059),
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych w księgach rachunkowych (Dz.U. z 2024 r., poz. 1314).